Medialog
Solution pour la gestion de stock de tous les produits culturels.
En constante évolution depuis 15 ans, installé dans plus de 1000 magasins, le logiciel medialog est un outil complet et efficace pour la gestion de stock de tous les produits culturels.
Des fonctions essentielles
La fiche article.
La fiche article présente à la fois les informations bibliographiques de l’ouvrage et les données propres au magasin : le stock, le rayon, les mouvements, la remise obtenue, l’appartenance à une opération, etc. Un historique (tableau ou graphique) présente les ventes, les achats, les retours et les ruptures sur les trois dernières années, les 13 derniers mois, les cinq dernières semaines et la dernière semaine.
A partir d’une fiche, vous pouvez commander ou retourner un article.
La commande.
La décision de commande peut découler de situations différentes : analyse des ouvrages sortis du stock via le journal des ventes, appréciation spontanée du stock d’après une fiche article, commande pour un client, commandes libres à partir d’un navigateur ou précommande des nouveautés.
Toutes les commandes que vous prenez peuvent être triées en fonction de critères variés.
Pour faciliter l’édition des commandes, Medialog gère le traitement des EDI : nul besoin d’aller consulter les sites de chaque fournisseur : l’envoi de vos commandes se fait en un clic dans le logiciel. TiteLive s’occupe ensuite de redistribuer les informations aux fournisseurs concernés via Dilicom et Hachette.
Vous pouvez également expédier vos commandes par mail ou exporter un Excel ou un PDF.
La réception.
La réception s'effectue par comparaison avec le bon de commande gardé en mémoire. A chacun des ouvrages, la ligne de commande lui correspondant vous est rappelée à l'écran.
Pour gagner du temps sur la réception, Medialog gère les avis d’expédition. Vous récupérez ces bordereaux de livraison informatiques mis à disposition par les fournisseurs directement dans Medialog. Plus besoin de bipper les articles un par un, un seul clic vous permet d’intégrer la marchandise dans le stock – avec toutefois des options de vérification si nécessaire pour contrôler que le BL correspond au contenu du carton.
En cas d'articles non fournis, il vous suffit d'indiquer la réponse de l'éditeur : manquant, en réimpression, à paraître, etc... Vous pouvez filtrer les réponses fournisseurs pour supprimer ou repasser des commandes.
Les rayons sont pré-renseignés grâce à une correspondance établie avec le classement de notre base de données MediaBase.
L’encaissement.
MediaCaisse dispose de toutes les fonctions d'une caisse enregistreuse classique : tickets de caisse, mini-factures, débit d'articles non répertoriés (presse, petits objets), touches de remise, mode de règlement, multi-règlement, multi-devises, rendu monnaie, prélèvements, acomptes, etc.
Vous pouvez mettre aussi en attente un ticket et continuer la vente par ailleurs, sachant que le ticket en cours pourra être rappelé à tout moment.
MediaCaisse est interfacé avec Medialog pour la prise d’acompte, la livraison de commande client, le traitement des remises clients, etc.
La base de données et son moteur de recherche intégrés.
Le logiciel Medialog est livré avec le moteur de recherche de notre base de données Medialivre.
Dès la page de résultats, vous obtenez des données bibliographiques et des informations sur votre magasin : quantité de l’article en stock et rayon dans lequel l’ouvrage est classé.
Des raccourcis vous permettent d’agir directement : commander pour le magasin ou pour un client, accéder à la fiche article, ajouter l’article à un panier.
NB. Si vos Médiathèques constituent leur panier sous Electre, vous pouvez les importer dans Medialog sans avoir d’abonnement à Electre.
La base de données est mise à jour quotidiennement. Lorsque vous créez de nouvelles références dans votre magasin, les données bibliographiques (titre, auteur, éditeur, prix, etc.) sont pré-renseignées.
Le moteur de recherche offre 3 niveaux de recherche (rapide, détaillée et thématique) et propose des filtres pour accroitre la pertinence des résultats. Une auto-incrémentation permet d’affiner les propositions au fur et à mesure de votre recherche. Les résultats sont présentés par notion d’œuvre : pour un même contenu, tous les formats existants sont présentés (grand format, poche, audio, numérique, etc.).
Des options qui font la différence
La vente à terme.
Toutes vos ventes à terme sont gérées par l'intermédiaire de fiches client complètes. Ce module vous permet les éditions de bons de commande, devis et proforma pour la commande, bons de livraison et avis de livraison des commandes clients, factures et avoirs pour le paiement.
Medialog vous permet également de déclarer votre liste au droit de prêt (SOFIA).
La relation Clients.
Medialog fournit un outil de base de publipostage. Pour aller plus loin et préparer des newsletters dynamiques, vous pouvez exporter un fichier clients complet.
Vous pouvez enregistrer des centres d’intérêt pour chacun de vos clients afin de connaitre leurs goûts et mieux cibler les destinataires de vos campagnes de communication.
Medialog gère les cartes de fidélité : vous choisissez de la remise à appliquer, si elle s’effectue immédiatement ou en différé, au bout d’un certain montant d’achats ou d’un nombre de tickets de caisse, etc. Vous pouvez exclure des rayons sur lesquels vous ne souhaitez pas que les remises s’appliquent (exemple : Pléiade). Vous pouvez appliquer des conditions fidélité différentes d’un client à l’autre.
La gestion des offices.
Vous avez la possibilité d'éditer une liste par rayon ou par éditeur, de tous les ouvrages pouvant être retournés.
La gestion des opérations et des promotions.
Vous pouvez associer des ouvrages à une opération ou une promotion pour qu’ils soient suivis précisément en terme de gestion (CA, achats, marge) et mémorisés pour consultation.
Les caisses en autonome.
Nos postes caisse fonctionnent en autonome (présence du fichier articles en local). De cette façon, même si vous n’avez pas de connexion Internet et d’accès à Medialog sur le poste, vous pouvez gérer les ventes. Ce mode de fonctionnement s’avère particulièrement utile pendant vos salons.
Des outils puissants pour la gestion et l’analyse
Medialog propose un ensemble de tableaux clé-en-main pour vous permettre d’analyser la santé de votre magasin et la performance des équipes : CA et marges pour les ventes au comptant et ventes facturées, en cours clients, marge brute et nette, âge du stock, ratio achats/retours, rotations, répartition des ventes, courbe de tendance, CA par Opération ou Promotion, CA par type de vente, CA par date de parution, etc.
Pour exploiter au mieux ces outils d’analyse, vous disposez d’un moteur de recherche multicritères (date, rayon, fournisseur, office, etc.) qui vous permet de créer des sélections personnalisées. Vous pouvez agir directement à partir des résultats obtenus : passer des commandes, enregistrer des retours, etc.
Des outils de personnalisation
Chaque magasin crée sa propre nomenclature pour correspondre au mieux à son activité. Une nomenclature précise permet de retrouver facilement les articles dans le magasin et d’avoir une analyse fine de la santé du magasin. Medialog propose une nomenclature sur trois niveaux (Centre de profit > Familles > Rayons).
Vous pouvez paramétrer poste à poste des raccourcis pour les fonctionnalités utilisées le plus fréquemment.
Vous pouvez verrouiller certains modules ou actions par mot de passe pour sécuriser certaines informations.
Des interfaces multiples
Vous pouvez exporter manuellement vos données comptables vers les principaux logiciels de comptabilité. Pour aller plus loin, nous avons développé des interfaces automatiques avec les logiciels Sage, Ciel et Quadratus.
Si vous travaillez avec Rouge Papier, Majuscule, Plein Ciel ou Calipage, nous avons développé une interface papeterie qui vous permet d’intégrer les fiches articles dans votre base, et éventuellement de passer vos commandes en EDI et de réceptionner avec des avis d’expéditions.
Si vous faites de la presse, nous sommes revendeurs du logiciel Proshop2 développé par Devlix. Ce logiciel, interfacé avec Medialog, vous permet de récupérer les bons de livraisons directement dans notre système de caisse.
Un logiciel pour tous
Medialog gère tous les produits culturels (livre, disque, vidéo, papeterie, multimédia) et les objets divers. Si vous avez une activité de restauration, vous pouvez la gérer sous Medialog également (au code rayon ou en gestion unitaire).
Le logiciel est adapté à toutes les tailles de magasin (à partir d’un poste informatique et sans limite). Nous savons accompagner les structures multi-sites et gérer les accès simultanés.
Medialog gère également les livres d’occasion, que vous les réceptionniez en dépôt ou en achat.
Si vous n’êtes pas informatisé ou si vous souhaitez changer de prestataire
Nous pouvons récupérer vos données de stock et votre fichier clients (sous réserve de validation par les équipes techniques). Si vous souhaitez repartir sur un stock neuf, nous organisons un inventaire de référencement pour informatiser le stock Livres de la librairie du jour au lendemain.